Conditions générales de vente

Le présent contrat a pour objet la mise à disposition de la Salle de Village Cercle Saint-Martin au Locataire, pour la durée et l’événement mentionnés ci-dessus.

Le Locataire ne peut occuper les lieux qu’aux jours et heures fixés dans le présent  contrat, sauf accord préalable et écrit de l’ASBL. Toute prolongation d’occupation non convenue à l’avance pourra donner lieu à une facturation complémentaire.

La capacité d’accueil maximale de la salle est fixée par les normes de sécurité incendie en vigueur et communiquée par l’ASBL lors de l’état des lieux d’entrée. Le Locataire s’engage à ne pas dépasser cette capacité et à laisser dégagées les issues de secours en permanence.

Le Locataire ne peut en aucun cas sous-louer, céder ou mettre à disposition d’un tiers tout ou partie des locaux loués.

Le montant de la location est forfaitaire et est défini en fonction du profil du locataire.

Le paiement intégral est exigé au moment de la réservation. Il doit être effectué sur le compte de l’ASBL n° BE91 7320 4923 9776, avec en communication le nom du Locataire ainsi que la date de réservation.

La réservation n’est considérée comme définitivement confirmée qu’après réception du paiement intégral et du présent contrat dûment signé. À défaut de paiement dans les 30 jours suivant la signature du contrat, celui-ci sera réputé nul et non avenu, sans indemnité ni compensation pour aucune des parties.

En cas de sinistre affectant le bâtiment ou de fermeture imposée par une autorité compétente, quelle qu’en soit la cause, l’ASBL en informera le Locataire dans les meilleurs délais et lui remboursera intégralement les sommes perçues au titre de la réservation. Aucun dédommagement ou indemnité complémentaire ne pourra être réclamé à l’ASBL à ce titre.

Une date et une heure sont fixées, avant et après la manifestation, afin de réunir le Locataire et un représentant de l’ASBL pour procéder contradictoirement à l’état des lieux ainsi qu’à l’inventaire du matériel mis à disposition. Ce document est signé par les deux parties et fait foi entre elles.

Lors de l’état des lieux d’entrée, le représentant de l’ASBL explique au Locataire le fonctionnement des installations électriques, du chauffage, de la ventilation, des équipements de cuisine, des installations au gaz ainsi que de la pompe à bière.

Les clés nécessaires à l’accès des locaux loués sont remises au Locataire lors de l’état des lieux d’entrée. Elles devront être restituées lors de l’état des lieux de sortie.

Lors de la remise des clés, une caution sous enveloppe de 200 € en espèces est demandée au Locataire. Cette caution a pour objet de garantir le respect des obligations du Locataire et pourra notamment couvrir :

• les dommages causés au bâtiment, aux équipements, au mobilier ou aux abords mis à disposition ;
• les frais de nettoyage rendus nécessaires par un état des lieux de sortie révélant un état anormal des

locaux ;

• la perte, le vol ou la non-restitution des clés ;
• les frais résultant d’une utilisation non conforme des lieux ou du non-respect des dispositions du

présent contrat ;

• toute indemnisation due à l’ASBL en raison d’un préjudice directement imputable au Locataire durant la période de location.

Toute dégradation, perte ou disparition constatée, qu’elle soit intérieure ou extérieure, volontaire ou involontaire, et portant sur la vaisselle, le mobilier, les équipements, les clés, le bâtiment ou tout autre bien mis à disposition, est à charge du Locataire et sera facturée au coût réel de réparation, de remplacement ou de remise en état. L’ASBL se réserve le droit de confier ces travaux à tout prestataire ou personnel qualifié de son choix.

La caution est restituée au Locataire à l’issue de la location, après réalisation de l’état des lieux de sortie et vérification des équipements mis à disposition. Elle est restituée intégralement ou partiellement, déduction faite, le cas échéant, des frais liés aux dégradations, pertes, dommages ou manquements constatés. Si le montant des dommages excède celui de la caution, le Locataire demeure redevable du solde restant dû.

Il est formellement interdit d’apposer du papier collant, des punaises, des clous ou des vis sur les murs, portes et boiseries. À la fin de la manifestation, l’ensemble du mobilier doit être réintégré à l’intérieur de la salle. Tout mobilier laissé à l’extérieur, détérioré, perdu ou disparu sera à charge du Locataire et pourra entraîner une retenue sur la caution ainsi qu’une facturation complémentaire correspondant au coût de réparation ou de remplacement.

Le Locataire doit obligatoirement souscrire, pour toute activité organisée dans les lieux, une assurance couvrant les accidents pouvant être occasionnés au bâtiment et aux tiers pendant toute la période d’occupation.

Le Locataire assume l’entière responsabilité civile, tant pour lui-même que pour ses invités. Il souscrit une police d’assurance auprès de la compagnie de son choix si son assurance familiale ou l’assurance responsabilité civile de l’ASBL ne couvre pas ce risque. Une copie de cette police d’assurance doit être remise à l’ASBL au plus tard lors de la remise des clefs, avec les références suivantes complétées : numéro de police et compagnie d’assurance.

L’ASBL décline toute responsabilité en cas d’accident survenant durant la mise à disposition des locaux et de leurs abords (parking, plaine de jeux, etc.), sauf faute prouvée dans son chef.

Le Locataire sollicite, si nécessaire, l’autorisation de l’administration communale de Somme-Leuze (Rue du Centre 1, 5377 Baillonville) pour l’organisation de son activité. Il s’engage à supporter toutes les taxes et amendes inhérentes à cette organisation.

Il s’engage à prendre toutes les mesures préventives utiles pour assurer la sécurité des biens et des personnes présentes lors de l’activité.

Le Locataire est seul responsable de la sonorisation qu’il utilise et veille au respect de la réglementation relative à la lutte contre le bruit. À partir de 22h00, il réduit le niveau sonore à l’extérieur du bâtiment et veille à la fermeture des fenêtres et portes-fenêtres afin de limiter les nuisances pour le voisinage.

Les locaux de la Maison de Village sont entièrement non-fumeurs. Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur du bâtiment ; seule la zone extérieure prévue à cet effet peut être utilisée.

Toute utilisation de feux d’artifice, lanternes volantes, machines à fumée, bougies non sécurisées ou tout autre élément présentant un risque d’incendie est interdite, sauf accord écrit préalable de l’ASBL.

Les animaux domestiques ne sont admis dans les locaux et sur le site qu’avec l’accord préalable de l’ASBL et restent sous la surveillance et la responsabilité exclusive de leur propriétaire.

Le stationnement des véhicules est strictement limité aux emplacements prévus à cet effet. Le Locataire veille au respect de cette disposition par l’ensemble de ses invités et s’assure que les accès aux bâtiments, les sorties de secours, les voies de circulation ainsi que les zones destinées aux services de secours demeurent libres et accessibles en permanence.

Il est interdit de stationner sur les propriétés privées avoisinantes, les terrains voisins ou tout autre emplacement non autorisé. Le Locataire est responsable de tout désagrément, plainte ou dommage résultant du non-respect de cette disposition par lui-même ou ses invités.

L’ASBL décline toute responsabilité en cas de vol, de dégradation ou d’accident survenu aux véhicules stationnés sur le site ou à ses abords.

À l’exception des vins, toutes les boissons consommées dans la Maison de Village doivent être exclusivement commandées auprès des Établissements Dispas. La commande doit être passée au minimum une semaine avant la date de la manifestation et, au plus tard, le vendredi précédant la semaine de l’événement.

Coordonnées : Établissements Dispas – Rte de Bomal 42, 6940 Durbuy – Tél. 086 21 11 24.

L’ASBL n’intervient pas comme intermédiaire entre le Locataire et le fournisseur : elle ne fournit ni ne facture aucune commande de boisson. La facturation des marchandises consommées est établie directement par le fournisseur au Locataire, au prix public en vigueur, après la manifestation.

À l’issue de l’occupation, le Locataire procède au balayage complet des locaux et remet le mobilier dans l’état et la disposition constatés lors de l’état des lieux d’entrée.

• Les tables et chaises sont soigneusement rangées dans les locaux prévus à cet effet;
• Le mobilier de cuisine (cuisinière, four, plan de travail, etc.), la vaisselle et le bar avec ses équipements (frigos, éviers, verres, etc.) sont nettoyés par le Locataire ;
• La vaisselle mise à disposition doit être lavée, essuyée et rangée conformément aux instructions communiquées. Toute pièce ébréchée, fissurée ou cassée ne doit pas être rangée avec le reste du matériel, mais être signalée et déposée dans le bac prévu à cet effet ;
• Le Locataire prévoit lui-même les essuies de vaisselle et le matériel nécessaire à l’entretien des sanitaires;
• Les abords du bâtiment sont débarrassés de tout détritus, papier, mégot, etc. ;
• Tous les déchets générés dans le cadre de la manifestation, y compris ceux déposés dans les poubelles des sanitaires, doivent être intégralement emportés par le Locataire ; des bulles à verre sont disponibles à l’entrée du village.

À défaut d’une remise en état jugée satisfaisante par l’ASBL, celle-ci se réserve le droit de faire procéder aux opérations de nettoyage, de rangement ou de remise en état nécessaires aux frais du Locataire. Ces prestations seront facturées sur la base d’un tarif de 25 € par heure entamée et pourront, le cas échéant, être déduites de la caution visée à l’article 3, sans préjudice de toute facturation complémentaire si les frais engagés excèdent le montant de celle-ci.

L’ASBL se réserve le droit de visiter les lieux à tout moment afin de contrôler la bonne application du présent contrat. En cas de désaccord sur l’application ou l’interprétation du contrat pendant la location, l’ASBL ou son représentant tranche à titre conservatoire, sans préjudice des voies de recours prévues à l’article 12.

En cas de résiliation du contrat par le Locataire moins de 60 jours avant la date de la manifestation, celui-ci reste tenu au paiement d’une indemnité de dédommagement envers l’ASBL ; seule la moitié de la somme lui est restituée.

La somme n’est restituée en intégralité qu’en cas de force majeure dûment justifiée par le Locataire. La reconnaissance du caractère de force majeure est débattue et tranchée par le conseil d’administration de l’ASBL, dont la décision n’est pas susceptible d’appel.

L’ASBL peut, de son côté, résilier le présent contrat avant la date convenue en cas de force majeure, de sinistre ou de fermeture imposée par une autorité compétente, dans les conditions et avec les conséquences prévues à l’article 2, dernier alinéa.

Les données à caractère personnel communiquées par le Locataire dans le cadre du présent contrat (identité, adresse, coordonnées, numéro de registre national, numéro de carte d’identité, coordonnées d’assurance) sont traitées par l’ASBL Cercle  Saint-Martin dans le seul but de la gestion administrative, comptable et assurantielle de la location, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Ces données sont conservées pendant la durée nécessaire à cette gestion et aux obligations légales de l’ASBL, et ne sont communiquées à aucun tiers en dehors des besoins strictement liés à l’exécution du présent contrat.

Le Locataire dispose d’un droit d’accès, de rectification et, le cas échéant, de suppression de ses données, qu’il peut exercer en s’adressant à l’ASBL à l’adresse mail reprise en en-tête du présent contrat.

Sauf opposition expresse communiquée par écrit à l’ASBL avant la manifestation, le Locataire autorise l’ASBL à réaliser et, le cas échéant, à utiliser à des fins de communication non commerciale (site internet, réseaux sociaux, publications de l’ASBL) des photographies des lieux et des abords prises à l’occasion de l’état des lieux,

à l’exclusion de toute image des invités ou de la manifestation elle-même sans accord distinct de ces derniers.

Le présent contrat est régi par le droit belge. En cas de litige relatif à sa validité, son interprétation ou son exécution, les parties s’efforcent de trouver une solution amiable avant toute action judiciaire. À défaut d’accord amiable, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Namur sont compétents.

Le Locataire reconnaît avoir pris connaissance des lois et règlements en vigueur applicables à son activité et s’engage formellement, tant pour lui-même que pour ses invités, à les respecter rigoureusement.

Pour toute question, veuillez contacter les responsables : Jadot Maxime : +32 494 28 02 96 ou Fortemps Martin : +32 474 43 03 83.